Przejście notariusza na emeryturę lub nawet likwidacja kancelarii notarialnej nie powoduje, że zawarte akty notarialne przepadną. Ustawodawca przewidział taką sytuację i nawet wiele lat po zawarciu aktu notarialnego lub dokonaniu innej czynności notarialnej, można uzyskać jego uwierzytelnioną kopię (wypis). Natomiast nie wydaje już jej notariusz, tylko właściwy Sąd Rejonowy.
Zgodnie z art. 91. ustawy z dnia 14 lutego 1991 roku Prawo o notariacie Notariusz sporządza akt notarialny, jeżeli wymaga tego przepis prawa lub taka jest wola stron. Jednocześnie dokonanie czynności prawnej w formie aktu notarialnego jest przez ustawodawcę wymagane w sytuacjach, gdy czynność prawna ma doniosłe znaczenie dla samych stron, lub dla obrotu prawnego w ogólności. Jednym z takich przypadków jest przeniesienie własności nieruchomości, gdzie zgodnie z art. 158 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny musi zostać zawarte w formie aktu notarialnego.
Procedura zawarcia aktu notarialnego w ogólności kończy się podpisaniem tego aktu przez strony oraz przez notariusza, a następnie notariusz wydaje tzw. wypisy aktu notarialnego – czyli odpowiednio poświadczone przez notariusza kopie aktu notarialnego. Wypis jest traktowany tak samo jak oryginał aktu notarialnego. Sam oryginał aktu notarialnego pozostaje w kancelarii i nie może być nikomu wydawany. Ustawodawca uznał więc, że oryginał aktu notarialnego będzie najbezpieczniejszy jeżeli pozostanie w kancelarii notariusza.
Notariusz nie przechowuje oryginałów aktów notarialnych przez nieograniczony czas – kluczowy jest tutaj art. 90. § 1. Prawa o notariacie zgodnie z którym dokumenty obejmujące dokonane czynności notarialne notariusz przekazuje na przechowanie do archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego po upływie 10 lat od ich sporządzenia lub z chwilą zaprzestania prowadzenia działalności kancelarii.
Przepis więc wyróżnia dwie przesłanki, powodujące przekazanie przez notariusza oryginałów aktów notarialnych do archiwum Sądu Rejonowego – jest to upływ 10 letniego terminu od ich sporządzenia, lub też zaprzestanie prowadzenia kancelarii przez notariusza.
Dokumenty są przekazywane do Sądu Rejonowego i w dalszym ciągu można uzyskać ich wypis – należy wtedy ustalić jaki Sąd Rejonowy jest właściwy dla interesującej nas kancelarii notarialnej, następnie należy wystąpić do Wydziału Ksiąg wieczystych tegoż sądu o wydanie wypisu z danego aktu notarialnego wskazując imię i nazwisko notariusza, datę aktu, numer repertorium. Wniosek podlega opłacie. Jeżeli wniosek zostanie uwzględniony, to wtedy sędzia sporządza i podpisuje wypis z danego aktu notarialnego i wydaje go wnioskodawcy.
Żeby otrzymać wypis z aktu notarialnego, zarówno z kancelarii notarialnej jak i przechowywanego w archiwum Sądu Rejonowego, należy spełnić określone wymagania. Wypis z aktu notarialnego ma prawo otrzymać strona tego aktu, osoba dla której w samej treści aktu zastrzeżono prawo otrzymania wypisu, a także następcy prawni strony oraz osoby, dla której zastrzeżono prawo otrzymania wypisu. Dlatego też, gdy o wypis wnioskuje np. spadkobierca strony aktu, do wniosku należy dołączyć dokumenty, z których będzie wynikać następstwo prawne.
Przepisy pozwalają także na uzyskanie wypisu z aktu notarialnego przez inne osoby, natomiast w takim przypadku sytuacja jest bardziej skomplikowana. Zgody na otrzymanie wypisu mogą udzielić strony aktu, natomiast jeżeli osoba zainteresowana uzyskaniem wypisu z aktu nie posiada zgody stron, to wtedy należy wystąpić z wnioskiem do Sądu Okręgowego, w którego okręgu znajduje się kancelaria notariusza.
Sąd rozpoznaje sprawę w postępowaniu nieprocesowym i wydaje postanowienie. Przed wydaniem postanowienia sąd wzywa strony aktu i jeżeli stawią się one na wezwanie, to wtedy są wysłuchane. Oczywiście wniosek taki należy wystarczająco uzasadnić.
***